Quando si decide di passare da un ufficio a un altro sono moltissimi gli aspetti da tenere in considerazione. La pianificazione di tutte le fasi da gestire è indispensabile per garantire la massima efficienza di tutti i comparti produttivi durante la fase di transizione. I traslochi degli uffici infatti possono comportare ritardi nelle attività lavorative, perdita di documenti o altri imprevisti se non affidiamo questa delicata pratica a una ditta specializzata.
Trasloco aziendale: da dove iniziare?
Una delle prime cose da fare è senza dubbio una cernita di ciò che si vuole portare nella nuova sede e ciò che invece si vuole dismettere. Pensiamo al mobilio, ai dispositivi tecnologici obsoleti, ai documenti per cui non è più necessaria la conservazione.
Una volta identificati i macchinari e i complementi d’arredo che si vogliono trasportare è fondamentale organizzare i nuovi spazi in modo che tutte le postazioni siano pronte ad accogliere cavi, scrivanie, armadi, distributori di snack e bevande e così via.
È importantissimo che gli addetti al trasloco trovino già tutto predisposto, a partire dalle prese elettriche. Potrebbe essere utile a questo proposito ideare una mappa con tutte le indicazioni di posizionamento, in modo che non si crei confusione durante il rimontaggio.
Operazioni preliminari all’imballaggio
Affidarsi a una ditta specializzata nei traslochi di uffici e aziende significa riuscire a organizzare le operazioni in modo tale che i vari comparti produttivi non interrompano le attività in modo brusco ma che riescano a collaborare attivamente per non lasciare nulla indietro. Concordare degli orari comodi per l’azienda è un’attenzione fondamentale per garantire che tutto fili nel modo migliore.
Ogni dipendente dovrebbe occuparsi delle proprie scadenze, dei propri documenti e delle attività in itinere. È consigliabile iniziare la fase di smontaggio e imballaggio delle postazioni solo dopo aver sistemato tutte le incombenze, possibilmente procedendo per comparti specifici.
L’imballaggio e il trasporto
Sembra banale, ma ricorrere a una fornitura professionale di scatoloni e materiali da imballaggio facilita moltissimo le cose. Un sistema di etichettatura farà sì che avremo il pieno controllo del contenuto degli scatoloni senza doverli aprire.
Possiamo anche numerare gli scatoloni per agevolare le operazioni di carico e scarico: ciò che va trasportato con maggiore priorità avrà la precedenza sugli altri.
Se vogliamo agevolare ancora di più gli addetti al trasloco possiamo creare una leggenda in cui segnaliamo la corrispondenza degli scatoloni con il contenuto e il posizionamento desiderato nei nuovi locali.
Consigliamo la presenza di un responsabile delle operazioni durante tutto il trasloco, a partire dall’imballaggio fino allo scarico degli scatoloni e l’allestimento delle nuove postazioni lavorative.
Contattaci per avere tutte le informazioni necessarie per un trasloco per uffici o aziende. Saremo lieti di raggiungerti per un sopralluogo gratuito!
